Die Funktionsweise der D&O-Versicherung ist darauf ausgelegt, Geschäftsführer, Vorstände und Aufsichtsräte von Aktiengesellschaften und GmbHs vor den finanziellen Folgen persönlicher Haftung zu schützen, die aus geschäftlichen Entscheidungen resultieren können. Diese Haftung kann selbst dann eintreten, wenn die Fehler nicht direkt von den Führungskräften begangen wurden, sondern beispielsweise auf eine versehentlich vernachlässigte Sorgfaltspflicht zurückzuführen sind. In solchen Fällen übernimmt die D&O-Versicherung die Kosten für berechtigte Schadensersatzansprüche bis zur vereinbarten Deckungssumme oder wehrt unbegründete Forderungen ab. Die Schadensersatzansprüche können sowohl vom Unternehmen selbst (Innenhaftung) als auch von Dritten wie Kunden oder Geschäftspartnern (Außenhaftung) kommen. Üblicherweise wird eine Selbstbeteiligung vereinbart, die bereits im Versicherungsvertrag festgelegt ist.
